POLÍTICA DE PRIVACIDADE DA CASA DO JUIZ
A Associação de Solidariedade Social Casa do Juiz, IPSS (doravante, “CASA DO JUIZ”), no exercício da sua atividade, recolhe e trata dados pessoais de diferentes pessoas e entidades, a partir de registos próprios, formulários em papel e online.
São recolhidos dados de associados, utentes, candidatos a funcionários, estagiários, funcionários, prestadores de serviços, familiares e visitas dos utentes, fornecedores e utilizadores do auditório e da sala de formação. Indicam-se em “2.” as principais categorias de pessoas e dados recolhidos, bem como a finalidade do respetivo tratamento e recolha. A indicação é exemplificativa e não exclui a recolha de dados de natureza análoga à dos que são expressamente indicados.
2.1. São recolhidos dados dos associados, essencialmente relativos à sua identificação, morada, contactos, pagamentos de quotas e titularidade dos órgãos sociais, que se destinam a assegurar o normal exercício dos direitos e deveres estatutários da CASA DO JUIZ perante aqueles.
2.2. São recolhidos dados dos candidatos a funcionários, essencialmente relativos à sua identificação, morada, contactos, habilitações e experiência profissional, que se destinam a possibilitar o contacto e eventual contratação de pessoas interessadas em colaborar com a CASA DO JUIZ, quando se justifique.
2.3. São recolhidos dados dos estagiários, essencialmente relativos à sua identificação, morada, contactos, contrato ou protocolo de formação, registos de presenças, relatórios de estágio, cronogramas, certificados de presença e fichas de avaliação, que se destinam a assegurar a boa execução dos programas, protocolos e contratos de estágio.
2.4. São recolhidos dados dos funcionários, organizados em processos individuais, contendo, designadamente, informações relativas à sua identificação, morada, contactos, habilitações, informação bancária e de cumprimento de obrigações fiscais e parafiscais, contratos, processamento de salários, duração e horário de trabalho, assiduidade, registos disciplinares, medicina do trabalho, acidentes de trabalho, incapacidades relativas à prestação de trabalho, avaliação de desempenho, mapa de tarefas e processamento dos vencimentos, que se destinam a assegurar a boa execução dos respetivos contratos de trabalho.
2.4.1. São, ainda, recolhidos dados biométricos, em aparelhos para identificação e acesso aos edifícios da CASA DO JUIZ e respetivo software, que se destinam ao controlo da assiduidade, e a garantir que aquele acesso se restringe às pessoas autorizadas para o efeito, registando a identificação dos movimentos de entrada e saída, quem os realizou, bem como as respetivas data e hora.
2.5. São recolhidos dados dos utentes.
2.5.1. Inicialmente, com a ficha de inscrição, são recolhidos dados relativos à identificação, morada, contactos, condições de saúde relevantes, montante da reforma e outras prestações sociais e declarações e liquidação fiscal em sede de IRS, bem como identificação, morada, contactos e ocupação de significativos. Estes dados são recolhidos e tratados com a finalidade de verificar a viabilidade da inscrição, designadamente quanto ao perfil do utilizador – incluindo necessidade de assistência médica e de cuidados de saúde, perante o que a CASA DO JUIZ pode assegurar –, preçário e vagas, e ainda tendo em vista o contacto para início efetivo da relação com o utente.
2.5.2. Para cada utente/residente, são recolhidos dados relativos a identificação, morada, contactos, identificação fiscal e da Segurança Social, sistema de saúde, montante da reforma e outras prestações sociais, declarações e liquidação fiscal em sede de IRS, identificação e caracterização social do utente, história de vida. São, ainda, recolhidos os dados de familiares e/ou outras pessoas de relações próximas. Destinam-se estes dados a assegurar o início, desenvolvimento, boa execução e termo da relação contratual estabelecida entre o utente e a CASA DO JUIZ.
2.5.2.1. No processo social de cada utente, contêm-se os dados indicados em “2.5.1.” recolhidos no respetivo formulário, listas de bens, contrato, ficha de avaliação de diagnóstico, planos individuais de desenvolvimento e de cuidados, assiduidade nas atividades e ocorrências anómalas. Destinam-se estes dados a assegurar o início, desenvolvimento, boa execução e termo da relação contratual estabelecida entre o utente e a CASA DO JUIZ.
2.5.2.2. No processo de saúde de cada utente, são registadas as respetivas condições médicas, cuidados de saúde, informação sobre a condição de sáude, historial clínico, análises clínicas, identificação do médico ou enfermeiro assistente e respetivos contactos, relatórios médicos, medicação e indicação terapêutica e cuidados em situação de urgência. Destinam-se estes dados unicamente a assegurar a prestação de cuidados de saúde, cuidados de enfermagem e tratamento de que os utentes carecem.
2.6. São recolhidos dados dos visitantes, relativos à sua identificação, que se destinam ao registo de contactos dos utentes, bem como de entradas e saídas, tendo em vista a boa execução da relação contratual estabelecida entre o utente e a CASA DO JUIZ.
2.7. São recolhidos dados de fornecedores, relativos à sua identificação, morada, contactos, identificação fiscal e contas bancárias, que se destinam a assegurar a boa execução dos contratos de fornecimento.
2.8. São recolhidos dados de utilizadores do auditório e da sala de formação, relativos à entidade organizadora, sua identificação, morada, contactos, identificação fiscal, data e natureza dos eventos pretendidos e número de pessoas participantes, que se destinam à preparação e execução da cedência daqueles espaços, bem como prestação dos serviços a ela associados.
2.9. A CASA DO JUIZ assegura, pela sua organização interna, e os seus funcionários e colaboradores têm-se por vinculados no sentido em que os dados recolhidos são:
Aos dados biométricos, indicados em 2.4.1., que existem unicamente em registo informático, tem acesso exclusivo o Presidente da Comissão Executiva.
Aos dados de saúde, indicados, em 2.5.2.2., têm acesso exclusivo o médico assistente e/ou, sendo caso disso, o enfermeiro assistente, com o estrito fim de assegurar a correta prestação dos cuidados de saúde e enfermagem, incluindo tratamentos e administração de fármacos.
Aos restantes dados tem acesso exclusivo a Direção Técnica.
4.1. O titular dos dados tem o direito de retirar o seu consentimento a qualquer momento. A retirada do consentimento não compromete a licitude do tratamento efetuado com base no consentimento previamente dado.
4.2. Os dados são conservados durante todo o período pré-contratual, sem prejuízo do direito à eliminação e enquanto nenhuma das partes manifestar expressamente a vontade de não contratar, durante todo o período de execução contratual e até dois anos após o respetivo termo, sem prejuízo de obrigações legais que imponham um período de conservação superior e sem prejuízo do arquivamento de documentos de suporte.
4.3. As responsabilidades próprias da CASA DO JUIZ não prejudicam o direito de participação de factos relevantes às autoridades competentes, incluindo a Comissão Nacional de Proteção de Dados.
4.4. A falta de prestação de consentimento e a sua retirada, na medida em que se refiram a dados imprescindíveis à boa execução dos contratos, podem comprometê-la.
4.5. Os titulares dos dados podem exercer, junto da CASA DO JUIZ, quaisquer direitos relativos ao respetivo tratamento, designadamente aqueles que se encontram previstos no Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados e que revoga a Diretiva 95/46/CE (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados).
4.6. A CASA DO JUIZ é responsável pelo tratamento dos dados e os seus contactos são os que constam do ponto seguinte.
4.7. Os pedidos de retirada do consentimento, bem como de consulta, alteração, retificação e apagamento dos dados são dirigidos ao Presidente da Comissão Executiva, por telefone (239801130), correio eletrónico (casadojuiz@gmail.com) ou correio tradicional (Casa do Juiz – Quinta Senhora da Graça, n.º 24, Estrada da Bencanta – Bencanta, 3045-231 Coimbra).
[Casa do Juiz – Política de Privacidade – versão 1, 9/2018]